Jak skutecznie prowadzić działania następcze po zgłoszeniu sygnalisty?
Działania następcze po zgłoszeniu sygnalisty w pierwszej kolejności polegają na ocenie, czy informacje zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym są prawdziwe. Jeśli nie, następuje oddalenie zgłoszenia. Jeśli tak, kolejny krok to przeciwdziałanie naruszeniu prawa. Obejmuje ono czynności takie jak:
- przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
- wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
- wniesienie oskarżenia,
- podjęcie działań w celu odzyskania utraconych środków.
Niezbędne może być również zabezpieczenie urządzeń elektronicznych – komputerów, telefonów, serwerów poczty e-mail, monitoringu, pod warunkiem, że są własnością firmy, a nie pracownika, któremu zarzuca się naruszenie.
Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji i powinno zawierać informacje takie jak:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia,
- data zgłoszenia,
- dane sygnalisty, adres do kontaktu,
- podjęte działania następcze,
- dane osoby, której dotyczy zgłoszenie,
- datę zakończenia zgłoszenia.
Sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego oraz informację zwrotną.
Zgłoszenia wewnętrznego sygnalista można dokonać również anonimowo, jeśli podmiot prawny przewidział takie rozwiązania. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów nie zmusza do anonimowości. Obligatoryjna jest poufność. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna szczegółowo określać osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń oraz sposób ich przyjmowania.
Jeśli naruszeniu prawa można zaradzić w ramach podmiotu prawnego lub firmy, należy podjąć działania naprawcze. Jeżeli nie, kolejnym krokiem jest zawiadomienie odpowiednich organów.
Czym jest audyt śledczy?
Audyt śledczy to czynności kontrolne z wykorzystaniem odpowiednich metod, technik pozwalających ujawnić przestępstwa gospodarcze, sposoby ich powstania, sprawców, ocenę wysokości strat. Odpowiednio przeprowadzony pomaga wykryć słabe punkty w działaniach firmy, wprowadzić zmiany i usunąć osoby nieuczciwe, dopuszczające się nadużyć. Motywuje także pozostałych pracowników do zgłaszania naruszeń, bo mają oni poczucie sprawiedliwości oraz ogranicza pojawianie się kolejnych nadużyć.
Szkolenie AML/CFT dla biur rachunkowych.
Zainteresowany wzięciem udziału w kursie?
Audyt śledczy – narzędzie kontroli zarządczej
Czasami w ramach działań następczych po zgłoszeniu sygnalisty niezbędne jest przeprowadzenie wspomnianego audytu śledczego. Pomaga on zdobyć istotne dla śledztwa informacje i dane, które następnie są szczegółowo analizowane. Audyt śledczy pozwala lepiej zrozumieć powiązania pomiędzy różnymi procesami, związkami. Od tradycyjnego postępowania wewnętrznego różni go użycie technik śledczych pozwalających wykryć znamiona przestępstw.
Gdy zachodzi podejrzenie o defraudację, oszustwo, korupcję, wyciek kluczowych, poufnych danych, audyt śledczy jest dobrym narzędziem kontroli zarządczej. Audytor śledczy posiada szeroką wiedzę i kompetencje z zakresu prawa, kontroli, księgowości, analizy danych, kryminologii, co pozwala na precyzyjną analizę nadużyć. Może również działać w zespołach złożonych ze specjalistów z różnych dziedzin. Jest dobrym narzędziem, gdy zawodzą inne mechanizmy kontroli.
Jeśli audytor śledczy wskaże nieprawidłowości, kierownictwo instytucji obowiązanej podejmuje dalsze kroki prawne.
Co obejmuje audyt śledczy?
Nieprawidłowości finansowe mogą łączyć się z nadużyciami również w innych obszarach. Dlatego tak istotne jest szerokie podejście do analizy zgłoszeń, w których jest podejrzenie naruszenia prawa. Audyt śledczy to działania na wielu polach. Może badać nieprawidłowości w wielu obszarach m.in. takich jak:
- finanse,
- korupcja,
- bezpieczeństwo informacji,
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
- sprzedaż,
- logistyka i dostawy,
- zamówienia publiczne,
- nadużycia ubezpieczeniowe,
- pranie pieniędzy,
- finansowanie terroryzmu.
Działania następcze powinny być przeprowadzone bardzo rzetelnie z dbałością o profesjonalizm i dyskrecję. Dobrze przygotować sobie odpowiedni plan działania, by niczego nie pominąć, a jeśli zachodzi taka potrzeba, skorzystać ze wsparcia audytora śledczego.
Zacznij od wiedzy o AML/CFT
Ważnym elementem przeciwdziałania praniu pieniędzy w firmie i finansowaniu terroryzmu jest szkolenie z zakresu AML/CFT, które jest ustawowym obowiązkiem instytucji obowiązanych. Jeśli jeszcze go nie przeprowadziłaś/-eś w swojej firmie, zapraszam do kontaktu. Prowadzę szkolenia AML/CFT stacjonarnie w firmach i online.
